Het juiste rendement halen uit de nieuwe werksituatie

De COVID-19-pandemie heeft grote invloed gehad op onze manier van werken, specifiek op het remote werken. Werken buiten de traditionele kantooromgeving is in een stroomversnelling gebracht. Het begrip ‘werkplek’ is drastisch veranderd.
Veranderingen in werkmodellen, die al jaren in veel landen een discussiepunt waren, hebben in het bedrijfsleven en in maatschappelijke organisaties ineens de hoogste prioriteit gekregen. Sommige organisaties, zoals de Britse financiële dienstverlener Barclays, hebben hun werkstructuren volledig omgegooid, terwijl ze eerst terughoudend waren om werken buiten kantoor een kans te geven. Andere bedrijven hebben zelfs de volgende stap al genomen, zoals Spotify en de bank Capital One. Zij zijn volledig en definitief overgestapt op virtuele kantoren.

Van werkplek naar werksituatie

Veel organisaties en hun personeel beseffen dat dit het moment is om te beslissen hoe de werksituatie er in de toekomst uit gaat zien. ‘Anywhere’ werken, verspreid over verschillende en meerdere locaties, neemt vaste vormen aan. Directies en boards vragen zich af of het eigenlijk nog wel uitmaakt waar de medewerkers werken: op het hoofdkantoor, in een filiaal, thuis, in een internetcafé of een combinatie hiervan? Als de productiviteit hoog is en de werknemers betrokken zijn, wat houdt bedrijven dan nog tegen?

Wensen en verwachtingen van werknemers

Wat zijn eigenlijk de wensen en eisen van werknemers? Uit verschillende onderzoeken, uitgevoerd door VMware, blijkt dat werknemers over het algemeen niet meer terug willen naar hun oude werkstructuur. Integendeel, zij waarderen de nieuwe flexibiliteit enorm.

• 66% zegt dat hun organisatie de voordelen van werken op afstand ziet en dat ze niet meer terug zullen gaan naar de oude manier van werken.
• Slechts 35% gelooft dat hun IT-afdeling niet de juiste middelen heeft om extern personeel te kunnen helpen.
• 26% vindt dat de directie werken op afstand ontmoedigt.
• 68% durft te communiceren met het management.
• 45% is bang dat hun team op afstand minder productief wordt.

Drie belangrijkste reflecties op de nieuwe werksituatie

1. Veranderen van managementstijl
Het is cruciaal als werkgever om traditionele manieren van werken en systemen van beoordelen te heroverwegen en aan te passen. Het niet-zichtbaar-zijn van werknemers vraagt van teamleiders en managers om leiding te geven op basis van resultaat en tegelijkertijd met de juiste aandacht voor de medewerker. De medewerker vraagt om verbinding, erkenning en betrokkenheid. De medewerker wil ‘gezien’ worden.

2. Met elkaar uitvinden welke werkzaamheden in of buiten het kantoor het beste werken en beide situaties faciliteren
Zet op een rij welke werkzaamheden op kantoor moeten plaatsvinden en welke daarbuiten gerealiseerd kunnen worden? Sommige taken leiden in de nieuwe werksituatie op korte termijn tot een hogere productiviteit maar ook tot minder innovaties. Bedrijven moeten in kaart brengen welke innovatieve rollen en taken het best tot hun recht komen in een kantooromgeving. En bij welke rollen en taken de focus meer ligt op productiviteit, zodat deze op afstand van de kantooromgeving de beste resultaten opleveren.

3. Overweeg aanpassingen van de fysieke ruimtes
De vraag naar kantoorruimtes blijft bestaan. Op deze verzamelplaatsen vindt veelal de interactie plaats. De vrije ruimte per werknemer is belangrijk geworden en mogelijk gemaakt in de inrichting van de werkplekken. De verwachting is dat medewerkers actief de ruimte opzoeken.

Wat zien we nog gebeuren?

Door de revolutie op de werkplek kunnen bedrijven er niet omheen dat verspreid werken de nieuwe norm wordt, of zelfs al is. Vooruitstrevende bedrijven spelen in op de behoefte van werknemers om ‘anywhere’ te kunnen werken. Daar creëren directies een cultuur waarin managers volledig vertrouwen op hun werknemers, zelfs als het management niet direct zicht heeft op de werknemers. Minder vooruitstrevende bedrijven staan voor de uitdaging om zo’n cultuur in hun organisatie te brengen. Zodra dat lukt, zullen zij inzien dat werknemers productief zijn en goed omgaan met de nieuwe manier van werken.

Deze verandering in de werksituatie biedt meer kansen voor organisaties, zoals in het recruitmentbeleid. Zowel de werkgever als de potentiële werknemer zoeken met een breder perspectief. De werkgever ziet een groter potentieel beschikbaar komen, omdat werknemers meer open staan voor organisaties die zij eerder vanwege een rigide werkplekbeleid uitsloten.

Tastbare kansen voor bedrijven

Kijkend naar de toekomst, gaat het niet over werken op afstand van het kantoor. Laat dat duidelijk zijn. Verbinding en betrokkenheid blijven heel belangrijk. Werken op afstand betekent vaak dat men thuis of elders kan werken en daarin wordt gefaciliteerd.

Een toekomstbestendige werksituatie van een organisatie is er een die ‘overal’ bestaat. Werknemers van de toekomst verwachten een totale omarming van het ‘overal’ en ‘altijd’ kunnen werken. Dat vraagt om een cultuurverandering en aanpassingen van organisaties, zodra zij dit omarmen. Heel belangrijk is dat bedrijven een bijbehorende leiderschapsstijl, cultuur en beleid gaan hanteren, om getalenteerde werknemers aan te trekken en te behouden. De generieke aanpak hiervoor werkt niet meer. Werknemers hebben de voordelen ervaren van minder stress, een hogere productiviteit en een efficiënte manier van samenwerken. Zodra organisaties deze positieve effecten gaan herkennen, is de stap gezet naar de juiste werksituatie voor hun werknemers.

Randvoorwaarden: veilig en gebruiksvriendelijk

Een noodzakelijke randvoorwaarde waaraan dan tot slot nog moet worden voldaan, is het creëren van een werkomgeving waarin eindgebruikers veilig en gebruiksvriendelijk op elke plek kunnen werken, met toegang tot alle applicaties en op ieder device. Of dat nu in de zorg is, of in de retail, finance of welke sector ook: iedereen heeft een soortgelijke stip op de horizon als het gaat om de ideale werkplek. Zoals zorgorganisatie Lentis voor een uitdaging kwam te staan en in ultrakorte tijd thuiswerken mogelijk is gemaakt.

Is het tijd om uw digitale werkplek professioneel uit te bouwen en meer te doen met de mogelijkheden voor de ideale werkplek van uw werknemers? Dit e-book helpt u alvast op weg. Ontdek hoe je meer grip krijgt op gebruikers, apparaten en data. Scherp de beveiliging aan en maak ook oude applicaties beschikbaar voor je medewerkers. Onze experts helpen u graag op weg om uw medewerkers altijd en overal te laten werken. Wilt u eens sparren met een van hen? Neem dan contact op of stuur ons een bericht: [email protected]

Dit artikel is geschreven met medewerking van Ton Hermes, VMware.