Frank Loffeld

Technisch Specialist

De medewerker centraal 

Office 365 Collaboration Tools: wat te gebruiken en wanneer?

Met de uitrol van Office-groepen in 2015 en vervolgens Teams in 2017 heeft Microsoft het aantal samenwerkingsprogramma’s in Office 365 verhoogd tot ten minste negen. Dat is voor de meeste klanten behoorlijk verwarrend. In een blog gaat Frank Loffeld in op de vraag welke tools je het beste kunt gebruiken en wanneer.

Wanneer klanten Office 365 gebruiken, verwachten sommigen dat samenwerking boeiend en pijnloos wordt. Maar veel werknemers raken door een groot aantal tools verward. Ze wenden zich tot verschillende benaderingen en passen tools toe per bedrijfsscenario, projectvereisten en kenmerken van werknemers. Door de afwezigheid van training en een adoptiestrategie lijdt de organisatie nog steeds onder slechte samenwerking.

Oei, ik voel al aan, dit wordt een lang verhaal! Hopelijk verduidelijkt mijn blog wel een hoop. Om er een enigszins bekende zegswijze in te gooien: makkelijker kan ik het niet maken, wel duidelijker 😉

 

Met welke pijnpunten wordt een klant geconfronteerd in een Office 365-samenwerkingsscenario?

  • Samenwerking veroorzaakt chaos

Met de onbeperkte samenwerkingsvrijheid in Office 365 belanden gebruikers vaak in samenwerkingsanarchie. De samenwerking wordt ongeorganiseerd. Het fragment verspreidt zich over verschillende tools en wordt ongeschikt voor hergebruik. Zo weten medewerkers niet hoe ze de Office 365-tool effectief kunnen gebruiken.

  • Gebrek aan samenwerkingspatronen

Een scenario: stel dat u een bedrijfsabonnement koopt met een complete set Office 365-applicaties. Uit een audit blijkt dat uw werknemers alleen een specifieke tool zoals SharePoint gebruiken. Dit betekent dat andere applicaties inactief blijven en geen waarde voor de organisatie opleveren.

  • Misbruik van samenwerking

Indien misbruikt, kan Office 365 uw werkproces belemmeren, zoals overmatig chatten. Overweldigende samenwerkingsruimtes en inconsistente discussies kunnen leiden tot ernstige hiaten en fouten in projecten. De race om samenwerking kan leiden tot gebroken informatie en afwijken van organisatiedoelen.

Je kunt zulke situaties vermijden en personeel productiever maken. Het enige dat je moet weten, is wanneer je wat moet gebruiken.

 

Wat zit er in de Office 365-samenwerkingsstack?

Microsoft doet z’n best om aan de samenwerkingsbehoeften van teams te voldoen, ongeacht hun grootte, locatie, werkstijl en gebruikte apparaten. Dit kan de belangrijkste reden zijn voor zo’n ‘mollige’ Office 365-samenwerkingsset. Dit pakket bevat momenteel onder andere de volgende tools:

  • Teamsites in SharePoint Online
  • Communicatiesites in SharePoint Online
  • Hub-sites in SharePoint Online
  • Outlook-groepen
  • Yammer
  • Microsoft Teams
  • Skype voor bedrijven online

Verloren in meerdere samenwerkingsoplossingen kunnen eindgebruikers het onderlinge verschil nauwelijks begrijpen. Bedrijven aarzelen vaak welke samenwerkingshulpmiddelen ze moeten implementeren en welke samenwerkingsscenario’s ze dekken. Laten we ze één voor één analyseren en mogelijke scenario’s beschrijven.

 

SharePoint logo 300x300 - Office 365 Collaboration Tools: wat te gebruiken en wanneer?Teamsites in SharePoint Online voor vertrouwde teamsamenwerking

We beginnen met SharePoint Online-teamsites. Die hebben de logica van hun lokale voorgangers geërfd, waardoor ze goed vergelijkbaar zijn. Met SharePoint Online-teamsites kunnen gebruikers snel een vertrouwde startpagina vinden met een nieuwsfeed, een activiteitenfeed en documentbibliotheken. Dankzij een nauwe integratie van SharePoint Online met OneDrive kunnen teams blijven samenwerken aan documenten vanaf elke locatie en nu zelfs zonder de internetverbinding via OneDrive Offline Folders.

SharePoint Online-teamsites worden ondersteund door Microsoft Flow. Ze ondersteunen workflows en stellen werknemers in staat om gegevens uit te wisselen met andere Microsoft- of externe services. Teams kunnen ook gegevens gebruiken die zijn opgeslagen in SharePoint-lijsten. Daarmee kunnen ze aangepaste toepassingen maken die zijn ingeschakeld met Power Apps.

SharePoint wordt op mobiele apparaten ondersteund door iOS, Android en Windows 10 Mobiele apps. Gebruikers hebben hierdoor toegang tot hun teamsites waar en wanneer ze maar willen.

Aanbevolen samenwerkingsscenario: Teamsites in SharePoint Online blijven de krachtigste samenwerkingstool in het gehele pakket, omdat ze samenwerking bevorderen van grote teams. Zij kunnen communiceren, teamactiviteiten volgen, belangrijke bronnen en koppelingen opslaan en workflow- en documentbeheerfuncties gebruiken om hun taken effectief te vervullen. SharePoint-teamsites zijn geschikt voor verschillende doeleinden, of het nu een bedrijfsintranet, een projectbeheersysteem, een leerportaal of een kennisbeheeroplossing is.

 

SharePoint logo 300x300 - Office 365 Collaboration Tools: wat te gebruiken en wanneer?Communicatiesites in SharePoint Online voor organisatiebrede samenwerking

SharePoint-samenwerkingssites werden aangekondigd tijdens de nieuwste SharePoint Virtual Summit in 2017 en zijn sindsdien onderdeel van Office 365. Communicatiesites moeten de grenzen van samenwerking tussen teams overschrijden en bedrijfsbrede werknemersinteractie ondersteunen. Alle publicaties op een communicatiesite zijn automatisch beschikbaar voor de hele gemeenschap op de SharePoint-startpagina, in tegenstelling tot teamsites die teamsamenwerking privé houden.

Communicatiesites brengen ook een langverwachte vereenvoudiging in aanpassingen. Dat kan een groot voordeel zijn voor gebruikers die aangepaste SharePoint-sites willen maken zonder SharePoint-ontwikkelaars te betrekken. Over het algemeen zijn communicatiesites bedoeld om cloudintranetten een echt bedrijfskarakter te geven. Alle gebruikers worden betrokken bij bedrijfscommunicatie en kennisuitwisseling.

Optimaal samenwerkingsscenario: Communicatiesites kunnen goed werken voor bijvoorbeeld HR-afdelingen om organisatorische inhoud te publiceren en beschikbaar te maken voor alle werknemers. Het is bovendien een geschikt hulpmiddel om bedrijfsevenementen, trainingssessies, succesverhalen en best practices aan te kondigen, te bespreken en te promoten.

 

SharePoint logo 300x300 - Office 365 Collaboration Tools: wat te gebruiken en wanneer?Hub-sites in SharePoint Online voor geaggregeerde samenwerking

SharePoint hub-sites zijn geïntroduceerd tijdens Microsoft Ignite 2017. Het belangrijkste doel van deze hub-sites is om alle activiteiten van gerelateerde SharePoint-teams en communicatiesites samen te brengen in één samenwerkingsgebied. Hub-sites bieden dezelfde navigatie, zoekfunctie en look-and-feel als op alle bijbehorende sites. Veel SharePoint-sites zijn hierdoor overzichtelijk en gemakkelijk te volgen.

Optimaal samenwerkingsscenario: Hoewel SharePoint-hubsites geen dramatisch nieuwe functies bieden, moeten ze de samenwerking tussen ondernemingen en teams regelen. Als een marketingafdeling bijvoorbeeld meerdere team- en communicatiesites beheert, kunnen ze hub-sites gebruiken om alle updates voor alle sites op één plek te krijgen. Dit helpt teamleden om op de hoogte te blijven en biedt een overzicht van marketingactiviteiten aan topmanagers.

 

 

Outlook logo 297x300 - Office 365 Collaboration Tools: wat te gebruiken en wanneer?  Outlook-groepen voor e-mailsamenwerking

Voordat we in Outlook-groepen duiken, is het goed om Office 365-groepen in het algemeen te vermelden. Hoewel Office 365 aanvankelijk alleen SharePoint had voor samenwerking, werd al snel duidelijk dat het robuuste en veelzijdige SharePoint niet altijd de beste tool is voor kleine samenwerkingsbehoeften. Microsoft heeft om deze reden Office 365-groepen uitgebreid. Ze verenigen nu alle beschikbare samenwerkingstools. Het stelt werknemers in staat soepel tussen hen te schakelen.

Outlook Groups was de eerste deelnemer aan het Groups-concept die samenwerking in een gedeelde inbox ondersteunde. Nadat een Outlook-groep is gemaakt, krijgen gebruikers een aantal samenwerkingstools, waaronder:

  • Een gedeelde Outlook-inbox ter ondersteuning van e-mailgesprekken tussen groepsleden en externe gebruikers;
  • Een gedeelde agenda om groepsevenementen te beheren;
  • Een SharePoint-documentbibliotheek om groepsbestanden op te slaan en te delen;
  • Een Shared OneNote Notebook om aantekeningen en ideeën voor groepen te maken;
  • Een SharePoint-teamsite om volwaardige samenwerkingsmogelijkheden voor een groep mogelijk te maken;
  • Een planner om groepstaakbeheer in te schakelen.

Aanbevolen samenwerkingsscenario: Outlook-groepen kunnen handig zijn voor werknemers die op e-mail gebaseerde samenwerking verkiezen. De tool kan teams van dienst zijn die moeten samenwerken met externe gebruikers, maar hen geen toegang tot teamsites willen bieden. Zo krijgen externe gebruikers alle voordelen van de Groep en kunnen ze effectief met het team samenwerken.

 

Yammer logo 292x300 - Office 365 Collaboration Tools: wat te gebruiken en wanneer?  Yammer voor forumachtige samenwerking

Microsoft heeft Yammer in 2012 overgenomen. Sindsdien heeft het voorheen populaire sociale bedrijfsnetwerk meerdere ups en downs doorgemaakt. De downs waren zo indrukwekkend, dat het publiek Yammers begrafenissen begon te plannen. Microsoft gaf het echter niet op, wat uiteindelijk positieve resultaten opleverde. Hoewel het zelfstandige Yammer Enterprise-plan in januari 2017 werd afgewezen, is het hulpprogramma nu officieel lid van de Office 365-samenwerkingsfamilie en herwint het zijn vroegere populariteit.

De logica van Yammer lijkt sterk op die van Outlook Groups. Dus wanneer een Yammer Group wordt gemaakt, krijgen gebruikers toegang tot alle bovengenoemde tools (een agenda, Planner, OneNote Notebook, enz.). De enige uitzondering is: de gedeelde inbox-samenwerking verandert in conversatiethreads in Yammer. De tool ondersteunt ook het delen van bestanden en maakt het mogelijk externe gebruikers toe te voegen aan het samenwerkingsproces.

Aanbevolen samenwerkingsscenario: Hoewel de tool nu nieuwe rollen in een organisatie op zich neemt (bijvoorbeeld om kennisbeheer te stimuleren), is het primaire doel ervan om forumachtige team- of bedrijfsbrede communicatie te ondersteunen. Als de tool is geïntegreerd in een SharePoint-team of communicatiesite kunnen werknemers ideeën en meningen rechtstreeks op de pagina van de site uitwisselen. Als Yammer de enige tool is die in het bedrijf wordt gebruikt, kunnen teams nog steeds profiteren van SharePoint. Bijvoorbeeld als een team met een Yammer Group uitgebreidere functies voor documentbeheer nodig heeft.

 

Teams logo 300x300 - Office 365 Collaboration Tools: wat te gebruiken en wanneer?  Microsoft Teams voor op chat gebaseerd teamwerk

De Microsoft Teams-tool werd provocerend “een Slack-moordenaar” genoemd. De tool werd in maart 2017 uitgebracht. Door de introductie van Teams wilde Microsoft niet alleen de grote concurrent Slack verslaan, maar ook eindelijk een pure samenwerkingstool voor teams leveren.

Met behulp van Teams kunnen werknemers open kanalen creëren om samen te werken aan verschillende onderwerpen of geïsoleerde kanalen organiseren voor privécommunicatie. Teams is diep geïntegreerd met Skype en helpt werknemers ook spraak- en videoconferenties te houden. Teams kan bovendien teamsamenwerking diversifiëren met sociale netwerkattributen, zoals emoji’s, stickers en GIF’s. Gebruikers kunnen aangepaste memes genereren om de samenwerkingservaring leuker te maken of verschillende bots gebruiken die de persoonlijke assistenten van werknemers kunnen worden.

Microsoft Teams is geïntegreerd met Office 365. Dit betekent dat teamleden kunnen profiteren van functies van andere samenwerkingstools: Teams heeft bijvoorbeeld een tabblad Bestanden, dat een SharePoint-bibliotheek is om alle teambestanden op te slaan. Sinds september 2017 biedt Microsoft Teams een gasttoegangsfunctie voor commerciële en educatieve klanten van Office 365. Externe gasten kunnen deelnemen aan de activiteiten van Teams op dezelfde voorwaarden als interne gebruikers.

Aanbevolen samenwerkingsscenario: Teams moet uiteraard worden gebruikt voor teamsamenwerking. De logica en het karakter van Microsoft Teams zijn perfect geschikt voor dynamische en enthousiaste teams die niet worden beperkt door rigide hiërarchische grenzen. Dit is ook een leuke tool voor teamleden in verschillende kantoren of zelfs landen die afhankelijk zijn van online vergaderingen of die voortdurend aan projecten moeten samenwerken, ongeacht hun locatie.

 

 

Skype logo 300x300 - Office 365 Collaboration Tools: wat te gebruiken en wanneer?   Skype voor Bedrijven Online voor online vergaderingen

Hoewel Skype voor Bedrijven Online zelden in de schijnwerpers komt, is de tool een legitiem lid van het Office 365-pakket. Het ondersteunt instant messaging, VoIP, audio-, video- en web-conferenties. Afhankelijk van een abonnement, kan Skype voor Bedrijven gebruikers ook voordelen bieden van andere Office 365-tools, zoals e-mailen, bestanden delen en opslag.

Volgens de nieuwste aankondiging van Microsoft zal de tool Teams op 31 juli 2021 Skype voor Bedrijven volledig gaan vervangen en de belangrijkste communicatieclient van de Office 365-suite worden. Tot die tijd kunnen bedrijven blijven profiteren van de tool, vooral als ze momenteel sterk afhankelijk zijn van spraakoproepen en videoconferenties.

Aanbevolen samenwerkingsscenario: Hoewel Skype voor Bedrijven niet kan worden gebruikt als een volwaardig samenwerkingshulpprogramma, is het nog steeds een nuttige toepassing. De tool is niet afhankelijk van teamwerk en kan dus door elke werknemer worden gebruikt om te chatten met collega’s, deel te nemen aan online vergaderingen, werkproblemen te bespreken bedrijfsdocumenten te delen.

 

 

SharePoint logo 300x300 - Office 365 Collaboration Tools: wat te gebruiken en wanneer?SharePoint vormt nog steeds de kern van samenwerking tussen ondernemingen

Kijkend naar deze veelheid aan samenwerkingsopties, kunnen bedrijven denken dat SharePoint gewoon verdwaald is geraakt tussen haar Office 365-buren. Dat is echter niet waar. Hoewel verschillende tools van de Office 365-suite verschillende samenwerkingsbehoeften dekken, van e-mailen tot videovergaderen, blijft SharePoint de kern van teamsamenwerking. En hier is waarom:

  1. Alleen SharePoint kan content-overvloedige samenwerking ondersteunen. Het betekent dat SharePoint de juiste oplossing is voor bedrijven en teams die behoefte hebben aan functierijke oplossingen voor documentbeheer, projectbeheer of kennisbeheer. Volledig functionele bedrijfsintranetten zijn zonder SharePoint onmogelijk. Teams kunnen samenwerken in elk van Office 365 Groups, maar zodra het contentvolume toeneemt moeten ze overschakelen naar SharePoint.
  2. SharePoint maakt workflow-gebaseerde samenwerking mogelijk. Geen enkele andere samenwerkingstool kan zorgen voor workflows die essentieel zijn om verschillende bedrijfsprocessen succesvol te beheren. Workflowbeheer kan ook van cruciaal belang zijn voor organisaties die van plan zijn naar de cloud te migreren, maar de logica van hun SharePoint On-Premises-oplossingen willen behouden.
  3. Gecentraliseerd zoeken wordt gehost in SharePoint. De diversiteit van samenwerkingstools leidt tot een logische vraag: hoe kunnen gebruikers de relevante informatie vinden als deze zich in verschillende samenwerkingstools bevindt? Welnu, een gecentraliseerde zoekfunctie is in Office 365 nog niet beschikbaar gesteld. Dit betekent dat gebruikers moeten zoeken naar de informatie die ze nodig hebben in verschillende apps die ze gebruiken. Microsoft is echter van plan om een gecentraliseerde zoekactie mogelijk te maken in alle Office 365-samenwerkingstools die zich precies in SharePoint zullen bevinden.

 

 

Hoe maak je een perfecte samenwerkingsmix?

Verschillende samenwerkingstools geven organisaties de mogelijkheid om een unieke combinatie van teamsamenwerking te creëren. Voordat een bepaald hulpmiddel wordt geïmplementeerd, moeten bedrijven echter eerst de functionaliteit van elk specifiek hulpmiddel grondig analyseren. Vervolgens moeten ze samenwerkingspatronen binnen de organisatie en binnen bepaalde teams detecteren.

Een klein bedrijf met 100 werknemers en 5 tot 10 actieve teams die een sterk communicatiemedium nodig hebben, kan bijvoorbeeld kiezen voor Microsoft Teams. Tegelijkertijd heeft een middelgroot bedrijf met meer dan 1.000 werknemers en verschillende kantoren absoluut een op SharePoint gebaseerd intranet nodig, met krachtige inhoud-beheermogelijkheden.

In elk geval, om niet alleen op dit samenwerkingsveld te hoeven vechten, kun je je wenden tot een van onze Office 365-consultants. Zij helpen organisaties bij het selecteren van het meest relevante scenario voor samenwerking tussen teams.

Cookies op Fondo
Wij en derden gebruiken cookies op onze website. We gebruiken cookies voor statistische, voorkeur en marketing doeleinden. Google Analytics cookies zijn geanonimiseerd. Je kan je voorkeuren wijzigen door op ‘Verander opties’ te klikken. Door op ‘Accepteren’ te klikken accepteer je het gebruik van alle cookies zoals beschreven in onze privacy-statement.
Noodzakelijk
Noodzakelijke cookies helpen een website bruikbaarder te maken, door basisfuncties als paginanavigatie en toegang tot beveiligde gedeelten van de website mogelijk te maken. Zonder deze cookies kan de website niet naar behoren werken.
Voorkeur
Voorkeurscookies zorgen ervoor dat een website informatie kan onthouden die van invloed is op het gedrag en de vormgeving van de website, zoals de taal van uw voorkeur of de regio waar u woont.
Statische
Statistische cookies helpen eigenaren van websites begrijpen hoe bezoekers hun website gebruiken, door anoniem gegevens te verzamelen en te rapporteren.
Marketing
Marketingcookies worden gebruikt om bezoekers te volgen wanneer ze verschillende websites bezoeken. Hun doel is advertenties weergeven die zijn toegesneden op en relevant zijn voor de individuele gebruiker. Deze advertenties worden zo waardevoller voor uitgevers en externe adverteerders.
Verander opties