Op elke locatie en met elk mobiele device veilig toegang tot het elektronisch patiëntendossier
Anywhere, anytime met any device veilig kunnen werken is werkelijkheid voor zorgmedewerkers van Haaglanden Medisch Centrum (HMC). Met een volledig VMware infrastructuur en VDI-omgeving is de stap naar een Mobile First integratie makkelijker gemaakt. Én voldoet daarmee aan de Gedragslijn Toegangsbeveiliging Digitale Patiëntendossier opgesteld door de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ).
Haaglanden Medisch Centrum is een van de 27 topklinische ziekenhuizen van Nederland in de regio Den Haag. HMC is de overkoepelende naam van drie ziekenhuislocaties: HMC Antoniushove in Leidschendam, HMC Bronovo in regio Wassenaar en Scheveningen en HMC Westeinde in Den Haag. Elke locatie heeft haar eigen specialisaties en gezamenlijk werken er 5.000 zorgprofessionals. De IT-afdeling van Edwin Menink, ICT Manager HMC, ondersteunt en faciliteert alle drie de locaties met medewerkers. Zij zijn verantwoordelijk voor IT-innovaties zodat goede zorg geboden kan worden aan patiënten.
Keuzes maken
Enkele jaren gelden was de staat van de IT-omgeving van HMC anders dan nu. De noodzaak was groot om een goede basis neer te zetten voor het dragen van de infrastructuur. “Met een fantastisch team dat veel kennis heeft van infrastructuurtechnieken hebben we dit kunnen doen.” vertelt Edwin Menink. “Omdat we een relatief klein IT-team zijn, in vergelijking tot onze drie locaties en verantwoordelijkheid voor meerdere inhuis-technieken uit eerdere fusies, moesten we keuzes maken in prioriteiten. Dit zorgde ervoor dat we onze Mobile First beleid met integratie van mobiele devices vooruit moesten schuiven.” Nadat de basis goed neergezet was, was het voor het team van Edwin eenvoudiger om de beleidslijn Mobile First te gaan omarmen. Hierin zochten zij de expertise bij Fondo voor de integratie van mobiele devices.
Groei in draagbare apparaten
De noodzaak kwam steeds dichterbij om zorg gerelateerde applicaties te ondersteunen op mobiele devices, zoals telefoons en tablets. Edwin legt uit: “We zien dat steeds meer draagbare apparaten het ziekenhuis binnen komen. Daarmee komen uiteraard ook mobiele applicaties. De ontwikkeling waarin softwareleveranciers van zorg gerelateerde applicaties hun oplossing SaaS en web-based aanbieden verloopt nu sneller dan jaren hiervoor. Deze wil je als IT-team veilig aan kunnen bieden aan alle medewerkers en optimaal in beheer nemen.” Een voorbeeld hiervan is Chipsoft Hix Mobile apps. Deze applicaties zijn nu goed ontwikkeld en een mooie aanvulling op het bestaande Elektronisch Patiënten Dossier (DPC).
Met VMware is er gekeken naar de mogelijkheden van VMware Workspace ONE, voorheen Airwatch. Het platform faciliteert de mobiele use cases van HMC en vormt de benodigde uitbreiding op de infrastructuur van Haaglanden MC. Edwin en zijn team waren verrast door de functionaliteiten van deze oplossing. “Het biedt alle mogelijkheden voor het faciliteren van BYOD en om mobiele applicaties zoals Mobile Hix van Chipsoft op een veilige manier aan te kunnen bieden aan medewerkers.”
In navolging van de implementatie van VMware Workspace ONE namen ze het besluit om Mobile Hix 6.3 applicatie te implementeren en in beheer te nemen waardoor zorgmedewerkers nu eenvoudig mobiele toegang tot het elektronisch patiëntendossier hebben.
Kees van Duijn, product owner en teamleider van het EUC team bij Haaglanden MC vult aan: “We bieden nu als één van de eerste ziekenhuizen in Nederland onze zorgmedewerkers het gemak om via de mobiele applicatie Hix 6.3 veilig en op afstand, dat kan zijn thuis of andere locatie, via hun mobiele telefoon of tablet toegang tot het EPD. We hebben nu een compleet platform die onze dienstverlening aan de organisatie ondersteunt.” Zij verlenen de medewerkers veilig toegang tot diverse applicaties en zorgen dat de gebruikte devices op de juiste manier in beheer zijn.
Het resultaat van de beleidslijn Mobile First is dat de zorgmedewerkers van HMC tijdwinst hebben gekregen. Een voorbeeld is de communicatie met patiënten in isolatiekamers. “Helemaal in de tijd van de pandemie waren artsen en verpleegkundigen veel tijd kwijt om de verplichte isolatiepakken aan te trekken om vervolgens een korte vraag te beantwoorden in de isolatiekamer en daarna weer alles uit te trekken. Nu communiceren zij makkelijker onderling met mobiele devices. Dat kan via spraak en ook is het mogelijk om bijvoorbeeld entertainment aan de patiënt aan te bieden” legt Kees uit. Een ander voorbeeld is wanneer artsen opgepiept worden, kunnen zij snel meekijken in de benodigde gegevens vanuit huis of de locatie waar zij op dat moment zijn.
Adoptie
Een multi-disciplinair team heeft hard gewerkt om het Workspace ONE platform, de mobiele applicatie Hix 6.3 en de noodzakelijke Two-Factor-Authenticatie faciliteiten te integreren binnen bestaande activiteiten. Jordy van Lierop heeft samen met zijn directe collega Oscar Sick en EUC specialisten van Fondo de implementatie van het platform gedaan. Jordy is Infrastructure Engineer en werkt in het team van Kees. “Ik vind het leuk om nieuwe tools te ontdekken en was direct enthousiast om deze opdracht uit te voeren. De implementatie verliep goed, mede door de expertise van de Fondo collega’s. De uitdaging tijdens het implementatietraject was niet alleen technisch. Die lag vooral bij de adoptie van een nieuwe werkwijze die onze medewerkers moesten hanteren. Dat kwam doordat we de Two-Factor Authentication (2FA) verplicht stelden, volgens de gedragslijn van NVZ. Voor hen had deze wijziging een grote impact.”
De uitrol van de faciliteit en uitrol van een nieuwe manier van werken viel in het project samen. Het team bood gebruikers de warme hand. Door naar de mensen toe te gaan om alle vragen te beantwoorden is ook dat deel goed geslaagd.
Best practices
Dit was een groot project verdeeld in fases. “Ik raad elke organisatie aan vanuit ‘best practices’ een dergelijk traject te starten” concludeert Edwin. “Onze eigen expertise hebben we ingezet om de basis goed neer te zetten. Voor de Mobile First strategie gebruiken we de expertise van Fondo. Want het kost je IT-organisatie veel tijd als je zelf iets gaat proberen en tijd blijft een uitdaging. Daarbij rolden we BYOD uit over de gehele gebruikersorganisatie, dus álle gebruikers kregen met de vernieuwing te maken. Dat moet je goed doen. Met Fondo zijn we verzekerd van de best practices met deze IT oplossing. Kortom, een mooi resultaat dat we met elkaar hebben behaald.”
Lees ook onze andere klantcases. Wilt u informatie of sparren over de mogelijkheden binnen uw organisatie? Vul ons contactformulier in of bel ons 088-12 63 500.