Succesvolle onorthodoxe aanpak

‘Rijn IJssel is een vooruitstrevende onderwijsonderneming voor middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneneducatie in Arnhem en omstreken. Binnen Rijn IJssel zijn 20 regionale MBO’s met ieder hun eigen ICT-afdeling samengevoegd. Dit resulteerde in een aantal netwerken. De nieuwe architectuur heeft geleid tot een netwerk dat voldoet aan alle wensen en eisen en wordt ervaren als hét gezamenlijke netwerk.’

‘Daarom hebben we gekozen voor een vrij onorthodoxe projectaanpak”, vertelt ICT Service Manager Maarten Veldhuis. “Om van meet af aan optimale betrokkenheid te creëren, wilden we dit project met ons eigen team realiseren. We zochten een partij die ons daarbij gericht kon ondersteunen. Aan een aantal partijen hebben we een Request for Proposal verstuurd. Slechts twee voldeden aan onze specifieke wensen, de rest koos voor een standaardaanpak. Fondo kwam het dichtst in de buurt en kwam prijstechnisch het beste uit de bus. Het werd meteen duidelijk dat ze goed kunnen luisteren, maar ook kritisch zijn als het nodig is. We hebben de ICT-omgeving opgeknipt in een aantal delen. Voor elk deel zijn sessies georganiseerd waaraan ons team en de medewerkers van Fondo deelnamen. Aan Fondo de taak om de juiste vragen te stellen.’

‘Het mooie van de aanpak was dat we zelf de antwoorden formuleerden en zo voelden we ons op een heel natuurlijke manier direct eigenaar van de nieuwe architectuur. Ook de ontwerpfase hebben we zelf gedaan. Wel zijn alle 26 deelontwerpen door Fondo kritisch beoordeeld. Een aantal keer hebben specialisten van Fondo specifieke expertise geleverd. Toen de mailomgeving problemen bleef geven hebben ze de beveiliging grondig gecheckt. Ook onderhield Fondo het contact met Microsoft. Fondo bleek een goede intermediair voor direct contact met Microsoft. Wanneer de realisatie van het nieuwe netwerk voor capaciteitsproblemen zorgde, leverde Fondo snel extra menskracht.’

Feiten en cijfers:

  • 17.000 gebruikers
    Exchange mailomgeving
  • 3.300 werkplekken
    MS SQL-serverinrichting
  • 500 applicaties
    Softwaredistributie via MSI en App-V
  • 1 beheerteam
    Beheeromgeving op basis van Microsoft tools
rijn ijssel

De ontwerpteams

‘Fondo is dynamisch en vooruitstrevend. En dat werkt door in onze werkwijze. Voor het Rijn IJssel-project hebben wij gekozen voor kleine teams van vijf leden. De externe procesbegeleider was verantwoordelijk voor de technische verkenning met de medewerkers van het Rijn IJssel. Ook zorgde de begeleider voor de initiatie, de procesbegeleiding en de coördinatie van de verschillende sessies en fungeerde hij als sparringpartner voor het team.’

Ontwerp

‘Tijdens de zogenoemde ‘ontwerpsessies’ bepaalde het ontwerpteam de vereiste en gewenste onderdelen en is de realisatie hiervan vastgelegd. Gezamenlijk vormden de verschillende deelontwerpen het totaalontwerp van de nieuwe architectuur.’

De projectorganisatie

‘Door de complexiteit van het project en de onderlinge overlap van de deelprojecten hebben wij Rijs IJssel geadviseerd om ontwerpteams samen te stellen. Elk team was verantwoordelijk voor een gedeelte van het totale ontwerp. Hiernaast functioneerde een architectuurteam om de onderlinge samenhang van de verschillende deelprojecten te bewaken. Het projectmanagement was verantwoordelijk voor de ‘overall’ strategie en uitvoering.’

‘Terugkijkend op het traject ben ik bijzonder tevreden. Fondo zie ik als een club “jonge honden”. Gedreven, enthousiast, sociaal en snel. Maar ook breed; je kunt alle ICT-vraagstukken bij ze neerleggen. Van inzet op flexibele basis tot consulting en procesbegeleiding.’

ict-strategy